2017年3月24日 更新

Googleの人が基本使わないツール「メール」|最速ビジネスマン仕事のコツ

Google(グーグル)の人が“基本”使わないツールはメールだと言います。その理由は、一言で言うと「仕事が遅くなる」からですね。そして、無駄な時間を過ごさないように、ほかのビジネスツールを上手に活用し、オープンな共有がなされています。一流の仕事ツール活用とも言える「コツ」をご紹介します。

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●世界より速く仕事をする人たちは何をしているのか
「仕事が終わらない」「仕事が思うように進まない」――。
Googleでの「速さ」を実現する方法は、実は単なる「仕事術」「効率」にだけあるのではありません。1分1秒を削るノウハウを知っても、「仕事が終わらない」状況はそう簡単には変わりません。
日頃ビジネスでも絶対かかせないツールといえば、何が思い浮かぶでしょうか?
恐らく使っているであろうツールを、グーグルでは、
「使われていないもの」に入るようです。

それが「メール」

社内メールから始まり、
部署内メール、
そして外部とのメール、
はては個人アカウントをビジネスでも利用するメール
Free photo: Google, Www, Online Search, Search - Free Image on Pixabay - 485611 (13302)

仕事とはいえ
「メールの処理に追われて、自分の仕事がはかどらない」
そんなことはありませんでしょうか?

グーグルで働く方たちは、色々なツールを使い分けて、この煩雑さを軽減しているといいます。
その実例が紹介されていました。↓↓↓

全員で同時に作業

ミーティング後、誰かに「今回の内容をまとめておいて」と頼んだり、打ち合わせをした内容をもとに「企画書」「報告書」をつくることもあると思います。
ここで、持ち分が決まり、
会議が終わった後に、自分の席で作業をするのがほとんどですね。
そして、完成した資料は他の人に報告や中身確認をしてもらいます。
さらに、この確認作業が何人もかかわっていると、
完成までにもっと時間がかかりますね。
しかも一発で完成するとはいえません。
Free illustration: Eye, Google, Detail, Macro, Face - Free Image on Pixabay - 1686932 (13303)

グーグルでは、こんな仕事は「その場で1回」で終えてしまうのです。
グーグルのオフィスには、ミーティング用の部屋に必ず大きなスクリーンが設置してあります。

議事録をとるのも、資料を作成するのも、誰かがひとりでパソコンに向かって書き込むのではなく、クラウド上のグーグルドキュメントに全員が同時に書き込めば、その場でほとんどできます。
このやり方は、ミーティングに限らず、プロジェクトを進めるときにも有効です。
Free photo: Man, Businessman, Consider, Face - Free Image on Pixabay - 404376 (13306)

一般的に多い進行手順としては、Aさんが文書を作成した後に、Bさんへメールに添付して送信。
送信されたBさんが確認し、コメントを書き込み、Aさんに添付して返信。
この1対1のやり取りでも繰り返すごとに、同じ名前のファイルにならないよう、資料ファイル名が最新とわかるように保存します。
繰り返すごとに増えていき、さがすことも時間がかかるようになります。
そして共有する人数が多ければ、いったいどれが最新で誰が確認したのかも分からなくなってしまいますね。
しかし、いちいち名前を変えるのは面倒で、間違いが起きやすいし、ムダな時間が発生します。
グーグルの場合は、ファイルを添付してメールで送るという方法はとりません。メールで、「資料をアップしたので、必要があればいつまでに修正してください」と、グーグルドキュメントのリンクを添えて関係者に流しておけば、各々が各自で考えて修正を入れてくれます。そして、締め切りがきたらそこで終了です。
Free illustration: Google Images, Google, Seo - Free Image on Pixabay - 454541 (13307)

この方法だと、すぐに完成させたい場合は、チャット機能や、ビデオ会議のできるグーグルハングアウトなどでお互いに話しながら、すぐその場で完成させてしまいます。
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SOCIALZINE編集部の志水 SOCIALZINE編集部の志水