2017年7月5日 更新

「資料ダイエット」でアナタのプレゼンテーションは見違える!? 「詰め込み」を止めてでスッキリと資料と作成時間を短縮しましょう!

プレゼンテーションや企画書、報告書など毎日の仕事で作成する書類はたくさんあります。もっと作業量が少なくなればいいのい・・・そう思うのなら一度、資料の中身を最低限のモノにしてはどうでしょう?「詰め込みすぎ」がなくなれば見やすい資料になりますよ。

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●アナタの作った資料は「見づらい」と評価されていませんか?

資料作りはビジネスパーソンの基本です。
企画書や報告書などを作成するために、営業や事務の仕事の合間にエクセルを開いて、パチパチと資料を入力する人も多いでしょう。

しかし、せっかく作った資料を上司に提出すると「何を言いたいんだかよくわからない!」とダメ出しされる始末。

なぜ、あなたの作った資料は見づらくなってしまうのでしょうか?
仕事をしていると、たくさんの複雑でわかりにくいグラフを目にします。
もちろん、誰もわかりにくいグラフを作ろうなどとは思ってはいません。しかし、あらゆる業界や企業の、あらゆるタイプの人がそうしたわかりにくいグラフを作ります。それは、世間で知識人だと思われている人々も例外ではありません。
Free illustration: Business, Success, Winning, Chart - Free Image on Pixabay - 163464 (34546)

たとえば、会議室に座っていて、非常に細かく書きこまれた複雑なスライドを見たときに、「うっ」と声が出そうになったことはないでしょうか?

あるいは、リポートや新聞を読んでいて、「面白そうだけど、ここから何を読み取ればいいかわからない」と理解するのをやめて、つぎのページをめくった経験はありませんか?
次のグラフは、上記の4「閉合」の法則の効果をあらわした一例です。右のグラフのように境界線や背景色がなくても成立するばかりか、むしろ見やすいのがわかります。
エクセルのようなグラフアプリケーションでは、初期設定に、グラフの境界線や背景色といった要素が含まれています。しかし、先に示した事例のように、ゲシュタルト「閉合」の法則によってこれらがなくても識別できます。むしろないほうが際立って見えます。
Free photo: Antiquariat, Book, Bible, Religion - Free Image on Pixabay - 1829808 (34550)

要素が1つ増えるごとに、相手の認知的負荷を増やすことになります。データマーカー(折れ線グラフの点についた■や▲の印)は、すでに線で描かれている情報に余計な要素を追加します。
余分な要素を削ったことにより、データと凡例の間で目を動かすときの負担が相対的に大きく感じられるようになりました。相手が負担に感じるものは、すべて減らすように努力しましょう。
今回もグラフの「NG行為」をご紹介します。テーマは円グラフ。あまりにポピュラーなグラフゆえ、「NG行為」なんてあるのかと思われるかもしれません。
Free illustration: Interior Design, Tv, Multi-Screen - Free Image on Pixabay - 828545 (34554)

原因の1つとして、内容の詰め込みすぎが挙げられます。
資料作りに限らず、必要なのは過剰品質ではなく最低限の品質です。

グラフや文章の引用など情報が多ければ多いほど良い。
そう勘違いする会社やビジネスマンは多いですが、第三者から見ると見づらい内容になっているのです。
私は資料作成の研修をさまざまな業界で行っています。受講生の方に自分の資料を研修に持ち込んでいただいて改善したり、研修後に改善したものを提出いただき、私が添削することもあります。
私は資料作成の本を何冊か出版させていただいているので、そのテーマの著者仲間がいます。彼らとの会話の中で、最近「過剰な演出モリモリの資料って、昭和度が高いイメージだよね」ということを話しています。
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鈴木康平 鈴木康平