2017年7月26日 更新

会議やプレゼンの準備で社会人の質がわかる!? 新入社員が頼まれやすい仕事だからこそミスは絶対に許されない!

会議室を予約したり、プレゼン資料を印刷したり・・・会議の準備はやる事がたくさんあります。同僚の報告程度のモノから重役が行う秘密の会議まで、社会人になれば様々な会議が開催されます。失敗しない会議準備はどんなテクニックが必要でしょう?

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●簡単そうで失敗も多い「会議の準備」

大学を卒業して、社会人になりたての新入社員は職場の先輩に比べ、どうして仕事スピードや結果が恵まれません。
まだ仕事を覚えたてなので仕方がない部分もあるでしょう。

そんな新入社員が頼まれる事が多いのが「会議の準備」です。
社外の会議室を抑えたり、コピーした資料をそろえたり・・・
簡単そうに見えてやる事が多く、ミスもしやすいのが「会議の準備」。
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会議室を予約したり、会議用資料を人数分コピーしたりするなど、会議の準備は、新人が頼まれやすい仕事のひとつだ。中には、取引先や会社の役員などが出席する重要な会議もある。
コミュニケーション・コーチの岩田ヘレンです。仕事をする上でちょっとしたスキルやコツを知らないために、自分の才能を生かしきれない「もったいない!」状況になっている……。そんな状況を脱出するためのこのコラム、今回が第3回です。
 電子版の読者の皆さんに残業時間の長さを1年前と比較していただいたところ、「変わらない」との答えが半数を占めました。また、残業時間が減らない要因に関しては「非効率的な会議や資料作成が多い」との答えが約3割に上り最多でした。
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上司や同僚だけの会議なら新人がミスをしても「仕方がない・・・」と怒られる程度で済むかもしれません。

しかし、これが重役や社外の人間も出席する会議だったら・・・
資料が足りない、会議室の住所が間違えて送信された・・・
失敗すれば大変な事になります。
日本ヒューレット・パッカードは4月11日、企業の働き方改革をサポートする次世代ミーティングルームのショーケース「HPE Intelligent Spaces - Workplace」を大島オフィスに開設すると発表した。
「いつも会議出席者分の大量の資料のコピーに追われています。そのために、会議前日に残業になることもしょっちゅうです。そのうえ、ビデオ会議システムは利用申請が面倒だし、うまくつながらずに会議をすぐにスタートできないこともしばしばです。何とかならないでしょうか」
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会議はどこで行うか?
当たり前な質問ですが、会議室は常に空いているわけではありません。

社内に専用の会議室があれば良いですが、ほかの部署も使う場合、時間と場所をきちんと押さえておく必要があります。

また、プロゼクターやホワイトボードなどの備品も確実に用意しておきましょう。
師範「会議資料は配らず、大画面で見せるという手もある。手元に何もなくなるので、資料やPCを見ているフリをして内職をするのも防げる。一石二鳥とはこのことじゃ」

仕方内「それがもっと楽にできたらいいんですが・・・。今だと会議前から機材を確保したり設置する必要があるうえに、いざ時間になっても、つながらなかったり画面に表示されなかったりでスタートからグダグダになりがちです」
会議の準備の第一歩は、会議室を押さえること。部や課で独立した会議室を持っているケースでは不要かと思うかもしれないが、その時間に別の会合をしている場合もある。ちゃんと空いているか、確認しておいたほうが安全だ。
最近は、人数分に振り分けたり、ホチキス(ステープラー)留めが自動でできる便利な複合機が普及している。まずは会社の複合機にどんな機能が付いているのか、把握しておいたほうがいいだろう。
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