2017年3月13日 更新

わかりにくい資料作りはそろそろ卒業!!複雑な資料は「引き算」で考えると劇的に見やすくなる!!

会議料の資料や企画書はビジネスマンであれば毎日の業務として作らなければいけません。しかし、読み手の事を考えずに作ると混乱させ、何が言いたいのか?分からなくなってしまいます。今回はプレゼンテーションや会議用資料を見やすくするコツを教えます。

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●どうして分かりにくい資料を作っちゃうのか?

仕事をしていると、たくさんの複雑でわかりにくいグラフを目にします。
もちろん、誰もわかりにくいグラフを作ろうなどとは思ってはいません。しかし、あらゆる業界や企業の、あらゆるタイプの人がそうしたわかりにくいグラフを作ります。それは、世間で知識人だと思われている人々も例外ではありません。
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プレゼンテーションや企画書でグラフをよく使う人がいます。
複雑なデータをまとめて表示できるグラフは会議や企画書の強い味方。
しかし、使いこなせずに見づらいグラフを作っている人も多いでしょう。

仕事をしているとわかりづらいグラフを見るケースが多いですが、自分で作った資料の欠点はなかなか見抜けません。

誰しも相手を困らせたくて、複雑なグラフを作るのではありません。
結果としてそうなってしまうのです。
たとえば、会議室に座っていて、非常に細かく書きこまれた複雑なスライドを見たときに、「うっ」と声が出そうになったことはないでしょうか?
あるいは、リポートや新聞を読んでいて、「面白そうだけど、ここから何を読み取ればいいかわからない」と理解するのをやめて、つぎのページをめくった経験はありませんか?
複雑で理解しにくい資料の原因は「認知的負荷」が大きく関係してきます。
「認知的負荷」とは私たちが新しい情報を得る時の脳のストレス。

人間の脳は処理能力に限界があります。
認知的負荷が大きいと、理解するのが複雑になると脳が判断し、あまり見たくない。
そう感じてしまうのです。

グラフをはじめ、プレゼンテーションや企画書づくりでは認知的負荷を少なくし、より見やすいモノを提供する必要があります。
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 日本経済の動向を把握するのに役立つ経済指標を、ビジュアルに一覧できる「経済指標ダッシュボード」。国内総生産(GDP)成長率や物価上昇率など政府・日銀が注目する指標から金融市場の指標まで、データやグラフの保存もできます。 気になる指標をクリックしてみてください。
認知的負荷を少なくするヒントとして「視覚」に注目しましょう。
「人の視覚認知におけるゲシュタルトの法則」は見やすいグラフづくりのヒントがたっぷりと詰まっています。
次のグラフは、上記の4「閉合」の法則の効果をあらわした一例です。右のグラフのように境界線や背景色がなくても成立するばかりか、むしろ見やすいのがわかります。
Free photo: Beauty, Yellow Flower - Free Image on Pixabay - 1412129 (11031)

エクセルのようなグラフアプリケーションでは、初期設定に、グラフの境界線や背景色といった要素が含まれています。しかし、先に示した事例のように、ゲシュタルト「閉合」の法則によってこれらがなくても識別できます。むしろないほうが際立って見えます。
私たちが知らず知らずのうちに資料やグラフを複雑にさせている原因は、「何でも詰め込んでいる事」が挙げられます。

空白を恐れ、余計なデータを入れたり、明るい色で鮮やかにしたりすると見やすいように思えますが、認知的負荷を大きくします。

学生時代に使っていた教科書をカラーペンで塗りたくるより、シンプルに赤と黒で色付けしたほうがテストの結果も良かったのではないでしょうか?
要素が1つ増えるごとに、相手の認知的負荷を増やすことになります。データマーカー(折れ線グラフの点についた■や▲の印)は、すでに線で描かれている情報に余計な要素を追加します。
余分な要素を削ったことにより、データと凡例の間で目を動かすときの負担が相対的に大きく感じられるようになりました。相手が負担に感じるものは、すべて減らすように努力しましょう。
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