2017年10月29日 更新

仕事の効率を上げたい人は「机の引き出し」を整理せよ!? ダラダラする人ほどデスクが汚いには理由がある!?

仕事がデキる人って清潔なイメージがあります。それは机の中も当てはまるようです。机の上はもちろん、引き出しの中も整理整頓する事で探し物もすぐに見つかる。探し物で時間を使っちゃうのはもったいないですね。

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●なぜ仕事ができる人は「机の中」もキレイなのか?

芸術関係やクリエイトな仕事・・・例えば漫画家は机の上がゴチャゴチャしている場合があります。

散らかった筆やインク、メモなのか? 作品なのか分からない紙。
掃除の時に捨ててしまったら「大事な原稿だったのに!!」と大激怒するシーンを映画や小説で見かけた人もいるでしょう。

ただし、ビジネスシーンで仕事を効率的にこなす「デキる人」は机の上はもちろん、中もしっかり整理整頓している場合が多いです。

ハンコや名刺を探して、大事な時間を浪費する・・・
明らかに「仕事ができない人」のダラダラした行動できね。
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デスクの上はきれいに片づいているのに、なぜかいつも探し物をしている。そんな人は引き出しの中がごちゃごちゃしているか、あるいは一見整理整頓していても、実際にはどこに何があるか把握できていないのです。
「やることを忘れないためにメモを取る」ことは多いはず。それにもかかわらず、仕事でミスをしたり、メモした紙をなくしたり……。困った経験はないだろうか。
 ノート・メモ術の著書が多数ある美崎栄一郎さんは、ちょっとした工夫で、メモの効果はさらにアップすると話す。
働き方改革が叫ばれる昨今、生産性や効率性の向上を今年度の目標に掲げる人も多いのではないか。だが、「とにかく速く」と焦ってしまうと、かえって効率が下がる。落ち着いて、俯瞰(ふかん)的な視点を持つことが、効率化の最大のコツなのだ。
Free photo: Boxes, Drawers, Mailboxes - Free Image on Pixabay - 1834406 (60923)

小学生の頃に買ってもらった机と違い、会社から与えられる席の机はちょっと違います。
デスクの「浅くて広い部分」は使いやすく、なんでも入れがちですが、ココはあくまで「一時的な保管場所」。

ずっと同じ場所に保管する書類などは別の場所に置くのがコツです。
デスクの浅くて広い引き出しには、つい何でも入れてしまいがち。ですが、ここは「何も入れない」スペースにするのが、デスクを使いこなすコツです。折り曲げてはいけない大きな書類や、長い定規などは例外として、つねに空けておくのを基本にするのです。
同社では50年近く前から、実際に社員が働いているオフィス空間を見せる「ライブオフィス」という取り組みを行っている。自社の商品をどう使うのか、ショールームからさらに一歩踏み込んだ形で相手に伝えられるうえに、顧客や現場社員から商品をよりよくするためのフィードバックも得られる。
 年間販売台数1000万台で世界首位、連結社員数約35万人──トヨタ自動車の高品質や納期の短さ、低コストを支えているのは、徹底したムダの排除だ。その哲学は製造現場だけでなく、オフィスの片づけにも応用されていた。
Free photo: Workstation, Home Office, Computer - Free Image on Pixabay - 405768 (60928)

毎日同じ仕事を繰り返していると、だんだんと飽きが生じてきたり面倒くさくなったりしてきて、終いには、気づけば夕方、でも仕事は山積み、残業確定!な状態に陥っていることってないでしょうか?
右側にある上段と中段の引き出し。
この部分によく使う書類はもちろん、ペンやクリップなどの事務用品を入れ、効率的な仕事に備えましょう。

上段と違い、中段は深さがあるので書類など少し大きなモノを入れるのがポイントです。
伝票や封筒などがすぐにわかるように整理するのも大事な事です。
 会社のデスク回りの整理に悩む女性も多いだろう。仕事の効率を上げ、信頼感を高めるにはどのようなコツがあるだろうか。
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