2017年9月25日 更新

電話?メール?ビジネスの際の連絡はどちらを使うべき?

情報技術が発達しても、顔の見えない相手とのコミュニケーションは電話かメールで行うのが主流である。しかしどちらを使うべきか?という問いに対する答えはいまだ属人的で、それぞれの感覚に任せるしかない現状なのは、ここ10年以上変わっていない。よりスムーズなコミュニケーションを実現するためにはどちらの手法が望ましいのかを見ていきます。

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電話とメール、異なる連絡手段が共存できない社会

私たちが誰かに連絡を取ろうと思ったとき、使う手法は「電話」か「メール」の2つから選ぶ。というのがほとんどだろう。どちらの連絡手法も、それぞれの特徴・強みがあり、一概にどちらが良いというのは難しい。

しかし一方で、「なぜ電話してくれなかったのか?」「なぜメールで送ってくれなかったのか?」といった、期待とは違う方法での連絡に対する苦情もよく聞く。

どうしてこのようなトラブルが発生してしまうのか。

最も効率的なコミュニケーションの手法とはなんなのかを見ていく。
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それぞれの連絡手法の強み

<電話のメリット・デメリット>

もっともスピードが速い。かけた時点で相手をつかまえて直接伝えられ、すぐに返事を聞くことも可能だ。

○ とにかく速い。

○ 会話をしながら伝えられるので臨機応変な伝え方ができる。

○ 声で感情も表現できる。
■電話の良さ
では次に、電話の良さを確認しましょう。電話の良さと言えば、リアルタイムでやりとりができること。また、「声」を直接届けられる点も、電話ならではですね。声には、その人の感情が現れるもの。言葉そのものよりも、多くの情報を得ることができます。
相手のレスポンスがすぐに分かるから電話が安心。メールは微妙なニュアンスが伝わりづらいし、そもそも読まれていない可能性も考えられるから不安
電話はそのスピードと直接声が聞ける(聞かせる)ことができるがゆえの感情表現が強みと答えるケースが多い。

ではもう一方のメール派の意見はどうだろうか。
<Eメールのメリット・デメリット>

○ 速い。

○ 経費的にも時間的にも国内・国外の区別がない。

○ 相手を拘束しない。相手が不在のときも届けられる。

○ 返信がたやすい。
相手の時間を拘束しない

送りたいときに送り、相手も読みたいときに読むことができます。
ビジネスのコミュニケーションツールとして使うことで、送る側・受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。
トラブルを防げる

メールは送受信の記録が残るため、「送った」「送らない」というような後々面倒なことになりそうなトラブルを防ぐことができます。また、データが残るため、「言った」「言わない」といったトラブルも防ぐことができます。
メールはそのスピードと手軽さ、そして文書として記録に残る点が評価されていることが多いようだ。

しかしどちらも完全な連絡手法ではない

記録がほとんど残らない。相手にとっては、メモをとらない限り情報が残らない。
特に問い合わせなどの質問事項が多くなる場合には、電話だと情報が流れるスピードが早すぎて、回答する側も混乱してしまうケースも多く起こり得るだろう。
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この記事のキュレーター

山岡ソースケ 山岡ソースケ