2017年3月6日 更新

仕事ができるビジネスマンのノートはココが違う!コクヨ社員が実践するちょっとしたコツを紹介します

仕事ができるビジネスマンはノートの使い方を工夫しています。他人のノートを見る機会はあまりありませんが、許可をもらって見せてもらうのも方法の1つ。普段注意して見ることがない仕事ができるビジネスマンのノートにはその人独自の工夫が隠れているかもしれません。

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●仕事ができる人のノート術

100人のビジネスパーソンがいれば、100通りの使い方がある。
しかし、大量の情報をシンプルにノートにまとめることができれば、ビジネスシーンの大きな力になります。

今回は『たった1分ですっきりまとまる コクヨのシンプルノート術』で独自のノート術を公開したコクヨのノート中を紹介します。
Free photo: Document, Agreement, Documents - Free Image on Pixabay - 428334 (9459)

コクヨのある社員は、「1冊のノートを複数の目的で使えるようにしている」と言います。
打合せ用のノート、メモ用の……などと、目的別にノートをいくつも持っている人も多いかと思います。ただ、持ち歩く際には荷物になりやすいですね。
まず、ノートを何冊も持っている人は1冊にまとめてみる事から始めましょう。
メモ帳や打ち合わせ用、会議用などノートをたくさん持っていると、仕事ができそうなイメージを回りに与えますが、実際は効率が下がります。

1冊をどのような規模で複数の用途で活用できるか?
できずビジネスマンの腕の見せ所です。
以前、コクヨは中国トップクラスの大学である「復旦大学ノート」というものを製作していました。そのときに、中国では「ノートは両側から使う」ということを聞き、それをヒントにしてみたそうです。
実際やってみると、かなり便利に活用できているそうです。
コクヨ社員の方が活用しているノート術はビジネスマンとして参考になります。
事前に伝えたい事をフセンに貼っておく。
打ち合わせのメモに書く社員の名前はアルファベッドのイニシャルだけ。

シンプルな方法ですが、字を書くのは意外と面倒。
なるべく手間をかけずに行えば、それだけ会話に集中できます。
Free illustration: Business, Internet, Web, Technology - Free Image on Pixabay - 1012761 (9464)

また、この社員はA5サイズの無地ノートをヨコ長にして使っていますが、普段から見開きの下側のページしか使わないようにしているので、付箋を貼るのは上側の位置。確認しやすく、打合せ時のメモ書きのジャマにもならず、便利とのこと。
過去1年分のデータを参考にする・・・
こうした情報はノートではなく、スマートフォンでパソコンが求められます。

しかし、ノートがまったくの役立たずというワケではありません。
過去のノートをさかのぼって見返すときには、打合せをした日付を確認する。
上手にITとノートを活用するのが求められます。
打合せのときにとったメモが、「ToDoリスト」にまでなれば、仕事のスピードもアップすることでしょう。
Free photo: Pen, Office, Fountain Pens - Free Image on Pixabay - 543858 (9468)

当社は、日本でいちばんノートを売る会社です。あるとき「じゃあコクヨの社員はどんなふうにノートを活用しているのか」、そんな疑問を寄せられたのをきっかけに、コクヨ社員のノートの書き方を調査してみました。すると、まず、ある傾向が浮かび上がってきました。
 「ノート」は仕事の必須アイテムだが、使いこなせている人は意外と少ない。「どの仕事から手をつけたらいいか分からない」という時にノートを使えば情報が整理され優先順位がはっきりする。
社会人に求められるのが「仕事の優先順位」です。
何も考えずに仕事をすると、優先順位を間違え、周りに迷惑をかけてしまう人もいます。

そんな時に便利なのがコクヨの「情報の順位づけ」です。
ノートに書く位置や記号、カラーペンなどで優先順位をわかりやすく表示する。
このルールを決めて、自分のノートを書く人がたくさんいるのです。
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鈴木康平 鈴木康平