2018年1月16日 更新

もらって嬉しいビジネスお礼メール・メッセージのコツ|見た目が9割“メールは身だしなみ”が必要

たった一文で人の気持ちまで変えてしまう文章。日常的に実は多い「お礼」を言う機会。メールやメッセージで伝えてられているでしょうか。ちょっとした添え書きで、その後の信頼関係やビジネスに繋がることもあります。「お礼メール」の上手な書き方とは、人は見た目がその先を変えると言われるように、メールやメッセージも「身だしなみ」が必要だとか。大切なビジネスマンとしての顔をひとつ格上げできる「コツ」をご紹介します。

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文章は書き方一つで、その効果はまったく違ってきます。新著『あなたの文章が劇的に変わる5つの方法』を出版したコラムニストの尾藤克之氏が、同書の中から、早く書けて、確実に伝わる、プロの文章テクニックをお教えします。

身だしなみを整えたメール

今日の連絡手段は電話よりもメールが主流になりました。タイムラグがなくダイレクトに届き、相手の時間を奪わないものとして、メールは電話よりもビジネスに欠かせないツールになっています。
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しかしメールは便利である一方、相手がいつ読むのかわからず、電話に比べて微妙なニュアンスが伝わりにくいというデメリットもあります。
現代版でいうと、メールの代わりにSNSのメッセージやチャットなどを利用しているところも多くなりました。どんなカタチであっても文字にし届けているという点はなんらかわりありません。
既読後は返事のない人も多く、相手がどう感じとっているのか心配になる方もいるのではないでしょうか。
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「人は見た目」で印象はほぼ決まると言われています。
ビジネスメールは「見た目」と同じように、仕事の身だしなみだという説明があり、ちょっとここに納得できるところがないでしょうか。
身だしなみ一つで、「この人は清潔感があるし、テキパキしていて仕事ができそう」「この人はだらしないから仕事もいいかげんかも……」などと勝手な先入観を持たれてしまいます。
メール文も身だしなみが大事。簡単な文章一つとっても、ビジネスマンとして仕事ができる、できないを判断されてしまうこともあります。いや、簡単だからこそ文面で判断される、とも言えるでしょう。
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「身だしなみの整った文章」とは?
大切なビジネスマンとしての顔をひとつ格上げできる「コツ」をご紹介します。

5W1H「 漏れなく」

今や、ビジネスメールもただのメールだけではなく、あちらこちらから届きます。あとで返事をしようと思いつつ、あまりの大量のメールやメッセージで、つい忘れてしまった経験はないでしょうか。会社や企業によっては、共通とする連絡方法はメールやチャットと幾つもあり、意識が分散され置き去りにされることもあります。
また、あまりに多く、そっけない用件だけの連絡や、要領を得ない文章など、「考えなくてはいけないような内容」への返信は“後回しにしてしまいがちです。
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この記事のキュレーター

SOCIALZINE編集部の志水 SOCIALZINE編集部の志水


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