2017年8月9日 更新

ビジネスマンの器量がメールに露出「短く分かりやすい」書き方|気のきいたメール術

仕事でもSNSやチャットを使うことが増えましたが、資料添付やお客様とのやりとりは、まだまだメール連絡が必要です。しかし、このメールが「くせ者」で、短ければ言葉不足で誤解を招き、長すぎれば何を言いたいのか伝わらない。ではどうしたら、メールを究極にわかりやすく、そして相手に失礼がないよう書けるのでしょうか。『気のきいた短いメールが書ける本』(中川路亜紀著)から、簡単なポイントをご紹介いたします。

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あらゆる仕事がメール連絡で進められるようになり、メールを端的にわかりやすく、かつ失礼なく書けることが必須になっています。また、メールの本数がふえるにつれ、メール仕事にかかる時間が膨らんでおり、ムダのない書き方や管理方法にも工夫が必要になってきました。(「はじめに」より)
メールやソーシャルをつかった連絡はあたりまえ。今のビジネスにはかかせません。
しかし、実際に伝えなければならないことをメールで書くのは難しいと感じます。用件を簡潔に打とうとすると言葉足らずで伝わらない。かといって長く打ては、何をいいたいのか散ってしまう。
そんなビジネスシーンに、『気のきいた短いメールが書ける本』(中川路亜紀著)が話す「実用的」なメールの書き方を取り上げました。

メール仕事をコンパクトに

著者はメールの受信箱のことを、仕事がわき出してくる「玉手箱」だと表現しています。開けてびっくり、ややこしい要件が飛び出してきて、その対応に追われているうちに時間が経過してしまうということ。そして、そんなメール仕事をコンパクトにするために、次の3つをやってみることを提案しています。
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メールの処理①固めて行う

つまりメールチェックは、決まった時間に固めてやると効果的だということ。急ぎの連絡を待っているのでない限り、だらだらメールチェックをするのは時間の無駄だというわけです。たしかに頻繁にメールチェックをすると、そのつど予定外の時間をとられたり、他の仕事に紛れて重要な返信を忘れてしまったりする危険があるかもしれません。

メールの処理②仕分て対応

メールを開くと、順位や緊急性をふくめ、どんなメールが届いているか見えます。
処理すべきメールの分類によって分けて処理をします。

・簡単な返信ですむときは簡潔なメールで返答
・相手が一刻も早い返事を求めているときは回答を待っていることが多いので即日のYES.NOも返答
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・返信に確認や検討が必要で即返答ができないメールは、
相手がそれほど急いでいなければ、返事に1日程度の時間をとることは失礼ではありません。きちんと調べて後で返信。
・特別丁寧な返信が必要な内容の時は、相手が重要な人物であったりデリーけーとな問題、または考えてから返答したいときは後ほど返信。

メールの処理③派生する仕事も仕分ける

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SOCIALZINE編集部の志水 SOCIALZINE編集部の志水