2017年4月15日 更新

多忙な人から「返信をもらう」5つのコツ|相手にかかる手間を取り除くメール術

世の中には、どこまでも忙しい人がいます。そして、回答がほしいのに、相手から「返事がこない‼」そんな経験はないでしょうか。本当に暇がないほどの多忙な相手の“注意を引き”、しかも“早々に返事をもらう”そんなテクニックがあれば、試してみたくないでしょうか?忙しい人を相手にする「返信をもらうための」5つのコツをご紹介します。

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忙しい人たちには、メールを読んだり返信をしたりする暇もないことがある。そうした人たちにメールで連絡を取りたいなら、相手の注意を引き、返信をもらえるように慎重に文面を考えなければならない。
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友達なら気軽に催促できるところ……目上の人、または上司に、メールの返信をしてもらう「コツ」があるといいます。
それは「相手にかかる手間」を、自分が減らしてあげること。
忙しい人から返事をもらう「メール」の書き方5つのコツをご紹介です。

都合のいい時にメッセージを送る

友人が返信ボタンを押さないのは、あなたが普段メールを送っている時間帯に問題があるのかもしれません。
受信者によっては、交通渋滞に巻き込まれる時間帯や、子どもの入浴時間、夕食時にメールを送るのは避けた方がいいでしょう。
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つまり、メールにもっと注目してもらいたいのなら、相手が一番ヒマだとわかっている時間帯に送信するのがいいということです。
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たくさんメール(連絡)が届く忙しい方は、開封後にすぐに返事をかえせないことがあります。
読むのを後回しにしているのか、それとも「あとで返そう」と思いつつ、
後から後から積み重なるメールに埋もれてしまい、忘れられることがあるとも言います。
相手がヒマ(忙しいと言っているのにヒマはないですが)か、手の空きそうなときに送るということも、ひとつの方法かもしれません。

相手のスケジュールを把握していればの話になりますが、できるリサーチは行ってみるのもよいかもしれませんね。

タイトルに注目させる

開封すべきだと思わせるメールにするためには、タイトルが重要な役割を果たす。受け取る人は、「こんにちは」よりも、「明日(日付)ニューヨークで。出席できますか?」と書いてあるメールの方が気になるだろう。
ただし、大げさな言葉を使う必要はない。あまりに大げさな言い方では、スパムと間違われてしまう可能性がある。あなたのメールが何か特別なもの、すぐ返信するべきものだと思ってもらうことが大切だ。
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最近はSNSやチャットを連絡に利用する方が多いのですが、もしメールでやり取りをしている場合は、特に効果的だと言われていました。
タイトルが目立つということは「早く」気が付き開封し、メールを読んでもらえることになります。
こんなことが書かれていました↓↓↓
メールに今返信するか、後で返信するか(「後で」は「二度とない」という意味)を決めるまでに20秒程度の時間しかない。
また、万一催促の連絡をする場合は、以前送ったメールの日や件名を含めて、
相手が「検索」して確認することができるようにする方法も効果があると言われています。↓↓↓
そうすれば上司はその場でメールの返信してくれるはずです。
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