2017年6月22日 更新

社会人なりたての新人が挫折する電話対応 取次で失敗しないコツはとにかく早口でなくゆっくり話しましょう!!

大学を卒業し、スーツを着て社会人のスタートを切る。社会人になりたての頃に苦戦するのが「電話対応」。友達や学校にスマホで気軽に電話するのとは違った緊張感。口の中が乾き、舌が上手く回らず、頭が真っ白になる。そんな時はとにかくゆっくり話してみましょう。

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●新人の最初の難関 「電話対応での取次」

新入社員が学校を卒業して最初にぶつかる難関が「電話対応」でしょう。
大学時代やアルバイト時代はビジネスでの電話はなかなかしないモノ。

言葉遣いに気を使い、相手の名前や電話番号を間違えた・・・
メモに書いた字が自分でも読めない・・・
そんな苦い経験をした社会人も多いでしょう。

ベテランでも気を遣うビジネスシーンでの電話対応。
いったいどんな対応をすれば良いでしょうか?
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「あれっ。誰からの電話だったっけ?」「乱暴に書いたからメモが読めない!」「電話番号を聞き間違えてしまった」――。新人はもちろん、ベテラン社員でも、こんな失敗をすることはあるだろう。

担当者が在席していたり、電話をかけてきた相手と面識があったりする場合は、多少の取り次ぎを失敗しても担当者レベルでは挽回できる。しかし、担当者不在なら大事に発展する可能性もある。
 あと2週間余りで入社式。社会に出る新人も迎える先輩も期待と不安に胸を膨らませている。20~60代の先輩たちに新人だったころの失敗談を明かしてもらい、新入社員へのアドバイスと迎え入れる心構えをまとめた。
新社会人も働き始めて5カ月。職場での電話応答にはすっかり慣れてきたところだろう。とはいえ、こんな時こそ基本をおろそかにしがち。仕事の連絡はメールなどで済ませられることも増えたが、逆に相手の生の声に向き合う電話応対の重要性は高まっている。応対の基本を確認しておこう。
Free photo: Keyboard, Key, Success, Online - Free Image on Pixabay - 621830 (31869)

取り次ぐ相手が休みのときは「明日、午前9時をめどにお電話をおかけするよう申し伝えます」というように、具体的に時間を示す。「なるべく早く」「出社し次第」といったせりふは、電話を待つ身には気が気でないからだ。出張している場合は、出張の期間ではなく「明後日10日には出社いたします」などと、連絡できる日を明確にする。
携帯電話やスマートフォンが身近になり、固定電話に慣れてない若者も多いでしょう。
まずは、電話に出るやり方をしっかりしましょう。

メモを取るのは利き手・・・電話と取るのは逆の手。
笑い話に聞こえますが、利き手で電話を取り、逆の手で読めない字を書き、上司に怒られる新人も珍しくありません。
新人が特に苦手なのは、相手に聞き返すことだろう。せっかく相手が名乗ったのに、聞き取れなかったことは自分の落ち度、相手に対して失礼だと感じるからだ。しかし、聞き間違えて後々大きなトラブルになるよりは、うまく聞き取れなければ素直に聞き返した方がいい。
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メモは、「 月 日に、  社の  さんから   さんあてに電話がありました。」といった文章の書き込み式だ。その下には「折り返し」か「電話がありました」のチェック欄、「伝言があります」の欄、最後に△△が承りましたといった具合に自分の名前を入れる欄を作る。
次にメモ用紙の活用です。
メモ用紙を1冊にまとめる人もいますが、あまりおススメできません。

後で読み返そうと思ったら・・・汚い字で読めなかった・・・
そんな失敗は新人にはつきもの。

メモ帳は2冊活用が基本です。
なんでも書けるメモ帳、読み返すのに必要なメモ帳。

電話対応時のメモ帳は「なんでも書けるメモ帳」を使うと、ストレスが少なく対応できるはずです。
新社会人として働き始めると、最初に直面するのが敬語の壁。社外からかかった電話に「部長はお出かけになっています」などと答え、指導を受けたことがある人は多いだろう。取引先など外部の人との会話でも失礼があってはならない。スマートに大人の言葉を使いこなすため、間違えがちなポイントを知っておこう。
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